Sostenibilità e risparmio: il valore aggiunto dell’e-procurement
20 Febbraio 2025
Negli ultimi anni, le aziende si trovano di fronte a una doppia sfida: da un lato, la…
Se pensiamo alla Grande Distribuzione Organizzata (GDO), immaginiamo subito scaffali ordinati, prodotti ben esposti, promozioni a tempo e un via vai continuo di persone che fanno la spesa. Ma dietro questa immagine quotidiana e rassicurante, c’è un mondo nascosto fatto di logistica, gestione, organizzazione… e una buona dose di stress operativo.
La verità è che far funzionare una rete di punti vendita distribuiti su un territorio più o meno vasto richiede un sistema quasi chirurgico di coordinamento. Ma non parliamo solo dei prodotti che finiscono nei carrelli dei clienti, ma di tutto quel mondo parallelo fatto di beni di consumo “non destinati alla vendita”.
Ecco dove entra in gioco l’eProcurement.
L’eProcurement è un software che consente di centralizzare, semplificare e ottimizzare il processo di approvvigionamento. In pratica, un’azienda che gestisce una rete di centinaia di punti vendita e un numero cospicuo di fornitori, può gestire le attività di procurement da un’unica Piattaforma web. Non solo: può pianificare le attività in maniera predittiva, controllare i costi, evitare sprechi e velocizzare la distribuzione di beni fondamentali, riducendo anche il numero dei trasporti, con ricadute positive per l’ambiente.
Chi lavora nella GDO lo sa bene: ogni giorno si combatte una piccola battaglia contro il tempo, contro i ritardi, contro i rimpalli tra fornitori e magazzini, contro le email che si perdono e le consegne che arrivano incomplete. Un sistema di eProcurement ben progettato trasforma tutto questo in un flusso molto più fluido e controllato.
Uno dei grandi vantaggi di una piattaforma eProcurement, come M-PRO SYSTEM®, è la capacità di semplificare questa complessità operativa. Tutti gli acquisti di beni non destinati alla vendita possono essere gestiti da un’unica Piattaforma, dove ogni punto vendita accede al proprio catalogo personalizzato, gestisce le richieste di materiale, controlla lo stato degli ordini, monitora i budget e riceve assistenza.
Questo significa dire addio ai mille fogli Excel, ai moduli cartacei da firmare, alle richieste inviate via email che si perdono nelle profondità della posta elettronica. Tutto diventa tracciabile, centralizzato e misurabile.
E non è solo una questione di comodità: è una questione di efficienza. Quando ogni punto vendita può agire in autonomia ma all’interno di un sistema centralizzato, l’azienda riesce a mantenere il controllo strategico senza bloccare l’operatività quotidiana.
Un altro elemento cruciale, spesso sottovalutato, è la qualità dei servizi logistici. Spedire materiale a centinaia di punti vendita comporta costi, tempi e rischi di errore elevati. Ma se grazie all’eProcurement è possibile accorpare le consegne da diversi fornitori in un’unica spedizione, i benefici sono immediati: si riducono i viaggi, si abbassano i costi di trasporto, si diminuisce anche l’impatto ambientale.
In un momento storico in cui l’efficienza logistica è diventata una delle leve principali di competitività, riuscire a orchestrare queste dinamiche in modo intelligente fa davvero la differenza.
Oltre agli aspetti pratici, c’è un grande valore nel controllo dei dati. Un sistema di eProcurement fornisce in tempo reale informazioni su quanto si sta spendendo, per cosa, da chi, con quali tempi di consegna e con quali risultati. Questo permette di fare analisi dettagliate, ottimizzare la gestione dei fornitori, ridurre costi inutili e, soprattutto, prendere decisioni più consapevoli e veloci.
Ma non solo: in un contesto in cui la sostenibilità è sempre più al centro delle strategie aziendali, l’eProcurement aiuta anche da questo punto di vista. Accorpando le spedizioni, riducendo le richieste duplicate, scegliendo fornitori certificati, ottimizzando gli ordini, si genera un impatto ambientale più contenuto. Anche la gestione degli acquisti interni può contribuire a una logistica più sostenibile.
Un altro grande vantaggio? Il supporto al lavoro quotidiano dei dipendenti nei punti vendita.
Immaginiamo uno store manager che deve richiedere nuove divise per il personale. In un sistema tradizionale, potrebbe dover compilare un modulo, mandarlo alla sede centrale, attendere una conferma, poi scoprire che un fornitore è in ritardo… e magari dover rispondere alle lamentele del team. Con un sistema di eProcurement, invece, lo store manager accede al portale, seleziona il prodotto, controlla la disponibilità, conclude l’ordine in pochi clic e può seguire lo stato di avanzamento del suo ordine in tutte le fasi fino alla consegna.
Meno tempo speso in attività non produttive (telefonate ed email), più tempo per la gestione del punto vendita e una migliore qualità della vita lavorativa.
È importante chiarire che l’eProcurement non è solo una questione di tecnologia. È una scelta culturale. Significa voler portare ordine dove prima regnava il disordine, significa credere nell’organizzazione come leva strategica, significa fidarsi dei dati e abbandonare metodi obsoleti. È un processo che richiede visione, ma che premia con risultati concreti e tangibili.
E se all’inizio può sembrare un cambiamento complesso, con il giusto partner diventa un percorso naturale. L’obiettivo non è stravolgere il lavoro delle persone, ma aiutarle a farlo meglio, con meno stress e più risultati.
In un mercato dove i margini sono sempre più esigui, i clienti più esigenti e la concorrenza più agguerrita, ogni dettaglio conta. E se è vero che il cliente finale non vede il sistema di eProcurement, è altrettanto vero che ne percepisce gli effetti: negozi più ordinati, personale più efficiente, materiali sempre aggiornati e una customer experience più fluida e di migliore qualità.
La GDO ha bisogno di strumenti solidi, affidabili e smart per sostenere la complessità che la caratterizza. E l’eProcurement è uno di questi. Anzi, oggi più che mai, è un pilastro silenzioso ma fondamentale per garantire continuità, efficienza e competitività.
Se vuoi esplorare cosa l’eProcurement può fare per la tua rete retail, scopri MPRO SYSTEM®, la piattaforma pensata per semplificare le complessità e restituire plus valore all’operatività quotidiana.